결론부터 말해 뭔소리야?
아니 한글로 써있는데 왜 이렇게 이해하기가 어렵지?
보긴 했는데, 그래서 무슨 내용이야?
혹시 몇날 몇일 열심히 보고서 썼는데 위와 같은 피드백을 받아보신 경험이 있으신가요?, 저는 신입사원 시절 매일같이 듣던 이야기입니다.
위와 같은 피드백을 받는 이유는 여러가지가 있겠지만, 솔직히 컨텐츠가 부실해서 저런 피드백을 받으시는 분은 적을것입니다. 왜냐하면 저런 피드백이 머릿속에 기억나고 억울한 이유는, 내가 내용은 충실히 담았는데 잘 보여지지 않았기 때문이죠
그래서 오늘 제가 공유 드리고 싶은 이야기는 가독성의 기본 중의 기본인 "결론부터 말하기"입니다
목차
결론부터 말하라고?, 쉽지 않나?
결론부터 말하기: 구조적으로 생각해야 한다
PPT 그리는 법: PPT에도 결론부터, 그리고 구조적으로 상세 내용을 담으면 된다
"결론부터 말하기"만 실천해도 가독성 좋은 보고서가 나옵니다
결론부터 말하라고?, 쉽지 않나?
네, 초등학교때부터 쭉~배워왔던 이야기이죠, 두괄식이니, 미괄식이니, 결론부터 얘기하라느니 등등
그런데 이게 습관이 되지 않으면 참 어렵단 말이죠, 흔히 사람들은 오늘 있었던 일을 이야기할때, 결론부터 이야기하고 상세 내용을 풀면서, 즉 구조화하면서 이야기하던가요?
결론부터 이야기하는 것은 결코 쉽지 않습니다. 왜냐하면 인간의 머리는 내용 -> 분석 -> 결론에 이르도록 순차적으로 생각하기 마련인데 이걸 거꾸로 결론부터 생각하고 내용을 말해야 하거든요
안그래도 말로하기도 어려운데 PPT로 그리는건 더더욱 어렵습니다. 시간에 쫒기고, PPT 기능이 뭔지도 잘모르는데 이쁘게는 그려야겠고, 컨텐츠로 한장 한장 꾸역꾸역 채워나가고 있는데, 이러다 보면 구조적으로 생각하는건 또 어불성설입니다.
결론부터 말하기: 구조적으로 생각해야 한다
그렇다면 구조적으로 생각해서 결론부터 말한다는 것은 무엇일까요?
결론부터 말하는 구조는 흔히 말하는 두괄식, 귀납식 설명에 가깝습니다. 요컨대 아래 그림의 왼쪽 내용처럼 블라블라 이야기를 하면서 결론을 이끌어내는 것이 아니라, 오른쪽 내용처럼 결론부터 먼저 말하고, 그 후에 해당 주장을 뒷받침하는 상세 내용을 설명하는 순서로 전개하는 것이죠
위 핸드폰 사례를 두괄식 설명으로, 말로 풀어서 표현해보면 아래와 같습니다
- (1) 중국 핸드폰 사업의 전면적 재검토가 필요하다, 그 이유는 3가지이다
- (2) 첫번째, 시장이 침체되고 있고
- (3) 두번째, 중국 로컬 업체로부터의 경쟁도 심해지고 있다
- (4) 세번째, 이에 따라 소비자의 요구도 까다로워지고 있다
- 결론: 고로 중국 사업 재검토하자
어떤가요?, 조금 이해하기 쉬우신가요? 중요한 것은 결론을 가장 먼저 말하고, 그 이후에 3가지 이유가 있다라는 Frame을 설명한 후에, 첫번째, 두번째, 세번째 수식어를 겯들이며 이해되기 쉽도록 구조화하여 말했습니다
PPT 그리는 법: PPT에도 결론부터, 그리고 구조적으로 상세 내용을 담으면 된다
PPT를 그리는 것도 앞서 언급한 말로 풀어서 이야기하는 예시처럼, 잘 구조화하여 반영하면 됩니다. 다만 다른점은 사람이 말을 할때에는 입이 한개이기 때문에 순서를 지켜 말해야 하지만, PPT는 눈으로 보기 때문에 "눈이 가장 먼저 가는 위치에 결론을 쓰고, 상대적으로 나중에 보게되는 위치에 상세 내용을 쓰면 되는 것이죠"
그렇기 때문에 결론은 항상 PPT 위에, 혹은 왼쪽에 쓰는 템플릿들이 많습니다. 아래 컨설팅 보고서 Template을 보시면 이해되실껍니다. 중요한 부분일 수록 (1) 위에, (2) 왼쪽에 위치해있고, 글씨 크기도 크고 잘 눈에 띄게 Template이 맞춰져 있습니다
위 보고서를 말로 풀어서 쓰면 아래와 같습니다
- 핵심 메시지: XXX는 최근 성과창출 한계에 봉착하였다
- 주요 메시지: 가입자 규모는 2년 만에 40만 회원을 달성하였으나, 정체되고 있다
- 상세 내용 (1) : 입회율도 하락 중이고
- 상세 내용 (2): 이용률도 하락 중이고
- 상세 내용 (3): 재약정율도 하락 중이다
그리고 위 내용 중 가장 중요한 것은 핵심 메시지와 주요 메시지 두가지 인데, 보시다시피 가장 위에, 그리고 가장 왼쪽에 해당 내용을 배치시켜 "결론부터 말하고 있습니다"
"결론부터 말하기"만 실천해도 가독성 좋은 보고서가 나옵니다
다시 처음 공유 드린 피드백으로 돌아가봅시다. 사람들은 내가 쓴 보고서를 왜 이해하지 못할까요?, 왜 보기 힘들다고 할까요?, 왜 결론이 뭐냐고 물어볼까요?, 나는 분명히 결론과 내용을 잘썼는데 말이죠
그 해답은 가독성에 있고, 그래서 결론이라도 먼저 보여진다면, 한결 나은(?) 피드백을 받으시게 될 겁니다
결론부터 생각하는 것은 어렵습니다. 사실 PPT로 어떻게 그리냐보다, 습관적으로 결론부터 말하기를 실천하고 있느냐가 더 중요합니다
그래서, 지금부터라도 조금씩, 차근차근 연습해보시면, "습관적으로 가독성 좋은 보고서를 만드실 수 있으실 겁니다"