AI 보고서 자동화?, AI로 '보고서 방향성부터 설계'합니다

AI가 워낙 보편화되어 있고, 요즘은 남녀노소, 직무 가릴 것 없이 회사 어딜 가든 다들 GPT나 제미나이, 젠스파크 대화창 하나 띄워놓고 일하는 것이 만연해진 것 같습니다.

보고서를 많이 작성해야하는, 그것도 대표님 보고용이나, C-level 대상 보고서를 많이 써야하는 컨설팅 회사에서도 당연히 AI를 많이 쓰는 추세입니다. 심지어 AI를 너무 많이 쓰다 보니 이제는 더 이상 컨설팅 회사에서 인턴을 뽑지 않는 수준에 이르렀고, Junior consultant들의 역할 마저도 AI를 통한 Research, 사실 검증 등으로 역할이 바뀌기도 했죠.

그럼에도 불구하고 사람들은 AI로 보고서를 작성하는데 어려움을 겪습니다. 여전히 GPT는 멍청하고, 뻥쟁이라 불리며, 제미나이는 자아분열을 시도한다고 평가받죠. 

오늘은 AI로 보고서를 작성하는데 겪는 어려움은 무엇이고, 그래서 제가 휴직기간 동안 무엇을 만들었는지(AI 보고서 방향성 - 목차 - 스토리 생성기), 왜 만들었는지를 좀 공유드리려 합니다.

 

 

목차

[문제] AI 보고서 자동화, 진짜 속 시원히 잘 되던가요?...

[근인] AI가 아무리 도와줘도, "이 보고서가 통과될까?"하는 의심까지 해소해줄 수는 없어요

[솔루션] Back to basic, 보고서의 방향성부터 설계해야 합니다.

[결론] 그래서 만들었습니다, "Clarent: 모호한 보고서의 시작을, 명확한 의도로 날카롭게"

 

 

[문제] AI 보고서 자동화, 진짜 속 시원히 잘 되던가요?...

여러분들은 보고서 업무를 하달 받았을때 무엇부터 하시나요?, 바로 PPT를 키거나, 자료조사부터 하지는 않으신가요?, 요즘은 또 AI가 잘되어있다보니, 대부분의 직장인들의 관습(?)은 보고서 업무를 받게 되면 자료조사부터 시작하게 되고, 이걸 AI가 도와주다보니 하염없이 AI와 대화하면서 컨텐츠 디벨롭하는 모습을 심심치않게 볼 수 있는 것 같습니다.

그런데 결과는 어떤가요?, 잘 되던가요?, GPT와 하염없는 논쟁을 이어가거나, 모호하고 쫄리는 마음은 여전하고, 시간은 지났는데 이렇다할 방향성은 없거나 그러진 않으셨나요?

결국 AI는 보고서 작성의 첫 시작, 즉 막막함과 모호함을 달래주는 최면제 같은 역할은 할 수 있습니다. 과거에는 보고서 장표 하나 하나의 Data와 내용을 조사하기 위해 구글링하고 조사했다면, 지금은 정확하지 않아도 초안이라도, 가설과 허위사실이 섞여있다 하더라도 빠르게 조사해서 알려주기 때문에, 적어도 내용을 몰라서, 자료가 없어서 불안한 마음은 해소시킬 수 있습니다 (물론, 허위사실이 워낙 많기 때문에 안심할 수는 없죠...)

출처: 동아일보 - "거짓말하는 GPT"

그러나 몇시간동안 GPT와 대화를 나누고 조사를 시키고, 그러다 뻥인게 들켜서 분노하고, 다시 질문을 틀어서 대화를 나누는게 반복되다 보면, 문뜩 이런 생각이 드실겁니다.

애초에 나에게 필요한건 시작할 수 있는 보고서의 방향성과 설계인데, 지난 몇시간 GPT와 논의해서 나는 무엇을 한거지?, GPT와 논의를 통해 내가 해낸 것은 단순 조사 내용의 부족함을 심리적으로 해소한 것 밖에 없지 않나?

결과적으로 AI 보고서 자동화 툴들은 GPT 말고도 엄청나게 많아졌습니다. 보고서 작성에 특화되어있다고 알려진 마누스, 딸깍 한번으로 이쁜 PPT 디자인을 쏟아내는 감마 AI, 그리고 우리나라에 2천만명이 쓰고 있는 Chat GPT. 그러나 이러한 Powerful한 툴들이 엄청나게 많아졌지만, 우리들의 어려움은, 보고서를 첫 시작할때의 막막함과 모호함은 여전한 것 같습니다.

 

 

 

[근인] AI가 아무리 도와줘도, "이 보고서가 통과될까?"하는 의심까지 해소해줄 수는 없어요

왜 AI를 쓰는데도 불구하고 여전히 보고서의 첫 시작이 막막하고 모호할까요?, 제 생각에는 이러한 모호함, 막막함의 감정의 근인에는 크게 3가지가 있는데, 오늘날의 AI 보고서 자동화 서비스들은 오로지 간단한 작업을 대체하고 진짜 중요한 고민을 대행해주지 않기 때문이라 생각합니다

이걸 구체적으로 나누어서 보면, 보고서의 첫 시작이 막막함은 크게 3가지인것 같습니다

• (1) 보고서를 구성할 상세 내용에 대해 아는 것이 없어서
• (2) 보고서를 PPT든 무엇이든 format으로 만들어야하는데 PPT 작업 같은 것이 익숙치 않아서
• (3) 제 아무리 보고서를 열심히 써도 팀장님께, 임원분께 통과될 수 있는 보고서라는 확신이 없어서

그리고, 오늘날 AI 보고서 자동화 서비스들이 제공하고 있는 기능들은 여기서 첫번째와 두번째, 즉 자료조사 대행(GPT 등)과 PPT 자동화 또는 템플릿 제공(감마 AI 등)이 되는 것 같습니다.

결국 제 아무리 AI가 도와줘도, "이 보고서가 통과될까?"하는 의심이 막막함과 모호함을 만들어냅니다

 

결국 3번, 아무리 AI를 통해 자료조사를 하고, 허위사실과 거짓말을 탐지해내고, PPT로 어떻게 그릴지 이쁜 템플릿을 아무리 찾아도 마음 한구석에는 "이 보고서가 통과될까?, 그래서 내 보고서의 Key message와 Kick은 뭐지?, 통과될만한 스토리라인을 잡았나?"라는 의심이 드는거죠.

 

GPT나 제미나이를 통해 방향성 잡으면 되는 것 아니냐구요?, 그럴 수 있죠, 그러나 그건 보고서 방향성을 스스로 잡을 수 있는 분들이나 가능한겁니다. AI에게 맥락을 구체적으로 인지시키고, 구체화된 보고서의 목적과 결론에 맞게 올바른 질문을 해야만 원하는 Quality의 답변을 얻을 수 있는데, 문제는 대부분 보고서가 익숙치 않은 직장인 분들은 하염없이 GPT와 씨름을 하고 있다는거죠. 

 

AI는 사용자도 모호하게 알고 있는 보고서의 방향성, 막막함을 명쾌하게 해소시켜주지는 못합니다. 왜냐하면 AI는 사용자의 질문에 답할 뿐이고, 따라서 사용자도 명확히 알지 못하는 보고서의 방향성에 대해 답해줄리 없으니까요

 

 

 

[솔루션] Back to basic, 보고서의 방향성부터 설계해야 합니다.

그렇다면 3번째 막막함, 즉 "제 아무리 보고서를 열심히 써도 팀장님께, 임원분께 통과될 수 있는 보고서라는 확신이 없는"이 어려움은 어떻게 해소할 수 있을까요?, 아니, 애초에 왜 대부분의 보고서들이 "그래서 결론이 뭐야?", "무슨말을 하는지 모르겠어"라는 피드백을 받으며 까이게 될까요?

먼저 까이는 이유부터 설명드리자면 Key message가 바로 드러나지 않기 때문이고, 그 Key message를 잘 구상했다 하더라도, 처음보는 사람 입장에서 이해될 수 있는 순서와 스토리로 설득해나가는 과정이 없기 때문이라 생각합니다. 즉 보고서가 방향성 없이 작성되었기 때문에 까이는거죠.

예를 들어 신사업진출검토보고서를 작성해야하는데, 자꾸 시장이 좋다, 경쟁이 덜하다 등 얘기만 했다가는 Key message가 없다, 그래서 결론이 뭐냐는 피드백을 듣기 마련이고(왜냐하면 정작 검토해야하는 신사업 item이 무엇인지, 왜 승산이 있고, 얼마나 기대효과를 가져다줄 수 있는지 등 보고 대상이 궁금한 내용이 없기 때문),

또 예를 들어 신사업 item에 대한 구체적인 내용이 있다 하더라도, 왜 진출해야하는지, 왜 우리가 승기를 잡을 수 있는지 순서를 지켜가며 차근차근 설득하지 않으면 왜 그래야만 하는거야?, 납득이 안되는데?라는 피드백을 받기 마련입니다 (결국 스토리라인의 부재)

보고서의 방향성이 무엇이냐구요?, 제가 생각하는 보고서의 방향성이란 Key message, 목차 및 스토리라인을 일컫고, 보고서의 방향성은 아래와 같은 과정을 통해 수립할 수 있다고 봅니다

• (1) 보고서 작성의 배경, 목적, 보고대상과 보고대상의 핵심 고려사항은 무엇인지 고민
• (2) 이에 따라 보고서의 결론과 이 결론에 도달하기 위한 핵심 질문(Key question) 고민
• (3) 핵심 질문별 답을 하기 위한 상세 컨텐츠 고민 & 상상
• (4) 가설 기반의 핵심 메시지 수립 및 흐름 연결 (결국 목차와 스토리라인)

 

결국 무턱대고 자료조사, PPT 템플릿만 찾으며 보고서 업무를 시작하는 습관 때문에, 또는 GPT부터 켜고 질문부터 쏟아내는 업무 습관 때문에, 수많은 보고서들이 방향성 없이 업무를 시작하게 되고, 그렇기 때문에 까일 수 밖에 없는, 막연하고 모호한 업무가 시작되는 것 같아요

 

다시 본론으로 돌아가서, AI 보고서 자동화 툴이 만연한 오늘날, 그럼에도 불구하고 우리들의 보고서 업무가 막연하고 모호한 이유는 방향성부터 설계하지 않기 때문이고, 또 그 이유는 우리의 업무 습관이 되겠습니다 (아래 그림 참고)

출처: Clarent

 

 

 

[결론] 그래서 만들었습니다, "Clarent: 모호한 보고서의 시작을, 명확한 의도로 날카롭게"

그래서 저는 이번 휴직 기간을 빌어 보고서 작성이 막막하고 어려운 분들을 대상으로하는 서비스를 하나 만들어봤습니다. 사실은 제가 사회 초년생때 겪었던 문제들이 떠오르기도 했었고, 스타트업에 있었을 때, 보고서 작성이 익숙치 않은 동료분들의 어려움을 보면서, 그리고 제가 도움을 드리면서 느꼈던 문제들을 타겟한 서비스를 출시해봤습니다.

서비스명은 Clarent, Clarify(명확히 하다) + Intent(의도)의 합성어입니다. 즉 "의도/목적 없는 보고서를 좀더 명확하게, 날카롭게 만드는 서비스"라 이해해주시면 좋을 것 같아요.

출처: Clarent

https://clarent.kr/

Clarent | 보고서 방향성 설계 AI 도우미

 

서비스에 대한 상세한 설명은 첨부드린 링크를 참고하시면 좋을 것 같고, 제 서비스를 대변하는 슬로건은 아래와 같습니다

"보고서 유형, 보고 대상, 관련 정보만 올려주세요. 3시간 걸리는 보고서 방향성을 3분만에 설계해드립니다"

또는 이런 슬로건도 쉽게 이해할 수 있는 문장인것 같아요

1주일 내내 써도 막막하고 어려운 보고서, 5분만 투자해서 방향부터 잡으세요

 

그래서 이 서비스를 통해 해결하고자 하는 문제와 기대하는 모습은 아래와 같습니다.

• 보고서의 방향성부터 설계하는 것은 좋은데, 대부분은 하기 어려워하십니다
• 따라서 AI를 통해 누구라도 좀 더 쉽게 보고서 방향성을 설계하는 경험을 해보셨으면 좋겠고,
• 그래서 누구라도 막연하고 모호한 안개가 걷히듯 보고서 작업이 한결 쉬워지는 업무가 되었으면 합니다

부디 여러분들께 진짜 도움이 되는 기능과 서비스가 되었으면 합니다 ^ ^;;

 

 

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