보고서 작성을 여러번 하게 되면, 그래서 팀장님이나 상급자로부터 여러번 피드백을 받게되면 아래와 같은 두려움에 휩싸일 때가 있습니다.
내가 쓴 보고서가 정말 통과될 수 있을까?, 나름 열심히 고민하고 조사해서 정리한 보고서인데 왜 무슨말인지 모르겠다고 하는 것일까?, 왜 그래서 결론이 뭐냐고 항상 물어보실까?
이유는 여러가지가 있겠지만 보고서를 받는 사람 입장에서, 가장 궁금한 부분부터, 스토리와 맥락을 가지고 설득해나간다면 충분히 통과되는 보고서가 될 수 있겠지만, 대다수는 보고를 받는 사람 입장에서 먼저 생각하기 보다는, 내가 하고 싶은 말, 조사한 내용을 중심으로 보고를 하다보니 Gap이 생기는 것 같습니다.
오늘은 한번에 통과되는 보고서 작성법에 대해 알아보고, 그 중에서도 가장 중요한 보고 대상이 원하는 핵심질문이란 무엇이고, 핵심 메시지, 그래서 스토리 전개 순서는 어떻게 되어야하는지 공유드리려 합니다.
목차
[문제] 왜 내가 쓴 보고서는 항상 수정에 수정을 거듭하여 작성되어야만 할까?
[근인] 끊임없는 수정을 거쳐야하는 이유: 보고서 방향성에 대해 고민하지 않았기 때문에
[솔루션] 그렇다면 보고서 방향성이란 무엇이고, 어떤 내용을 고민해야할까?
[결론] 보고서 업무 시작 전, 최초 방향성 설정이 굉장히 중요합니다 (AI의 도움을 받아서라도...)
[문제] 왜 내가 쓴 보고서는 항상 수정에 수정을 거듭하여 작성되어야만 할까?
서두에서 말씀드렸듯이, 보고서 작성에 가장 어려운점은 처음 시작할때의 막막함인 것 같습니다. 왜 그러냐구요?, 결국 까일 것을 알고 있기 때문에, 그리고 보고서 작성 자체가 매일 쓰는 것이 아니기 때문에 익숙치 않아서 생기는 막연한 두려움이 생기기 때문이죠.
그러다 보면 문뜩 이런 생각이 들기도 합니다.
애초부터 본인이 생각하는 바가 있었으면, 처음부터 말해주면 수정도 덜하고 시간도 많이 절약될텐데..., 꼭 다 쓰고 나면 태클 걸더라...
그러다 보니 보고서를 쓰기 전에 항상 원하시는 방향이나, 보고서에 담겨야할 내용 등을 물어보기 일쑤입니다. 다행히 보고서 작업 착수 전부터 팀장님이나 상급자분께서 원하시는 그림이 명확하다면 보고서 작업은 한결 편해질 수 있습니다. 문제는 대다수의 경우 팀장님도, 상급자도 본인이 원하는 것이 무엇인지 잘 모른다는 것입니다.
어찌 본다면 당연한 일이기도 합니다. 팀장님 또는 상급자 분들도 위에서 지시한대로 갑자기 업무를 배정 받았고, 이에 따라 보고서를 작성해야하는데, 일을 맡은 부하직원이 하나하나 꼬치꼬치 캐묻는다면 본인도 당황스럽겠죠..., 지금 해야할 일이 산더미이고, 빨리 이 친구에게 업무 배정하고 다른 업무해야하는데, 생각한건 없는데 기대에 찬 눈빛으로 물어본다면 결국 이래 저래 아는 내용들 말해보며 아는척하다가 결국 "무슨 말인지 알지?"하며 알아서 하라는 얘기 밖에 못하는 것이 현실입니다.
결과적으로 상급자도 방향성이 없는, 모호한 보고서 업무를 받은 우리는 뭐라도 만들어내야하기 때문에 자료 조사도 하고, GPT와 논의도 하면서 업무를 시작하겠지만 결국 1차 초안을 들고 팀장님께 찾아가면 또 똑같은 피드백을 반복하기 마련입니다. ("이거 내가 원하는 방향이 아닌데?", "무슨 말이 하고 싶은거야?", "그래서 결론이 뭐야?")
[근인] 끊임없는 수정을 거쳐야하는 이유: 보고서 방향성에 대해 고민하지 않았기 때문에
그렇다면 우리는 왜 항상 마루타(마치 실험체가 된 것처럼...)가 되어 총대메고 초안을 작성하고, 그 초안이 까이면서 또 수정에 수정을 거듭할 수 밖에 없을까요?, 저는 그것이 처음부터 보고서의 방향성을 설정하기 보다는, 무턱대고 자료 조사를 하거나 GPT 켜면서 질문 폭탄을 쏟아내는 잘못된 우리의 업무 습관에 있다고 생각합니다.
예를 들어보겠습니다. 만약에 저희가 이번에 결혼기념일 5주년을 맞아, 와이프와 결혼기념일을 어떻게 보낼지 기획해야하는 상황이라고 칩시다. 그러면 여러분은 무엇부터 고민하시나요?, 어떤 식당이 있는지?, 남들은 어떻게 보냈는지?, 반은 맞고 반은 틀린 이야기입니다. 중요한건 와이프가 무엇을 좋아하는지, 이번 결혼기념일 때 기대하는 것은 무엇인지 파악하는 것이 우선입니다.
만약 습관적으로 어떤 식당이 있는지, 남들은 어떻게 보냈는지 알아보더라도, 문뜩 "과연 와이프가 좋아할까?"라는 질문을 스스로에게 반문하며, 결국 와이프가 기대하는 것은 무엇이고, 이것이 기대를 충족하는지 셀프 점검하는 자신을 발견할 것입니다.
보고서도 똑같습니다. 보고서 업무를 하달받았다면, 무턱대고 자료를 조사하고, 남들은 어떻게 썼는지(특히 보고서 예시나 템플릿을 찾아가면서...) 조사해보겠지만 여기서 멈추어선 안됩니다. 반드시 보고 대상이 원하는 것이 무엇이고, 무엇이 제일 궁금하고 기대하는 점은 무엇인지부터 고민을 병행해야, 뱡향성이 잡히고, 그래서 나중에 기대를 충족하는 보고서가 나온다는겁니다.
결국 보고를 받는 분의 기대를 충족하는 것이 중요하고(그래야 수정이 최소화되고), 그러려면 보고 대상은 무엇을 기대하는지, 애초에 이 보고서를 왜 작성하고, 무엇을 목표로 해야하는지, 무엇이 궁금한지 등 보고서 방향성부터 잡혀야 까이지 않는 보고서를 작성할 수 있습니다.
[솔루션] 그렇다면 보고서 방향성이란 무엇이고, 어떤 내용을 고민해야할까?
그렇다면 보고서 방향성이라는 것은 구체적으로 무엇일까요?, 우선 제가 생각하는 보고서 방향성이란 결국 이번 보고서에서 답해야할 (1) 핵심질문(Key questions), (2) 그래서 보고서의 핵심 메시지(Key message), (3) 그리고 실제 보고서를 구성하는 목차와 스토리라인, 이 세가지가 보고서의 방향성이라고 생각합니다.
(1) 핵심질문 (Key questions)
예를 들어 이번에 우리회사(전선 제조회사)에서 유통사 대상으로 풀필먼트 물류 신사업 진출을 검토해야한다고 칩시다. 그렇다면 이 보고서 목적을 상기해봤을 때(신사업을 할 것인지, 말 것인지?) 핵심적으로 답해야하는 질문이 바로 핵심질문(Key question)이 되는 것입니다 (아래 그림 참고).
일례로 최상위 핵심 질문은 "이번 신사업을 검토해야하는가?"라는 질문이 있을 것이고, 이를 답하기 위해 구성되어야 하는 핵심 질문은 예를 들어 "애초에 왜 전선 제조회사가 물류 서비스업에 진출해야하는가?", "실제로 누구를 타겟하고 충분한 니즈가 있는지?", "그래서 우리가 검토하고자 하는 신사업 item은 무엇이고 BM은 어떻게 되는지?", "어떻게 차별화하여 유의미한 실적을 확보할 수 있는지?" 등이 하위 핵심 질문으로 구성되는거죠
(2) 핵심메시지 (Key Message)
그리고 핵심메시지는 앞전에 수립한 Key question에 답하는 형태로, 그래서 마치 한장 요약 보고서를 쓰는 느낌으로 핵심만 담아서 정리된 내용이 핵심메시지라 생각합니다. 특히 보고 대상이 궁금해하는 내용 중심으로 설명되어야 하며, 그래서 결론까지 염두하여 메시지를 이끌어내야하는 것이죠.
예를 들어 물류 신사업으로 돌아가 설명드리자면, 핵심메시지에는 구구절절 조사한 내용, 내가 아는 내용을 설명하는 것이 아니라, 신사업 검토 배경(고부가 신수익 필요), 타겟 고객(거래 유통사 타겟), 신사업 item 및 BM, 기대수익 및 예상 risk, 결론(신사업을 할 것인지 말 것인지) 등 Framework에 맞춰서 결론까지 포함하는 핵심 요약이 되겠습니다.
(3) 목차 및 스토리라인 (ToC & Storyline)
마지막 목차 및 스토리라인은 앞전에 설명드린 핵심 메시지를 구체적으로 PPT나 워드 형태의 보고서로 구성했을 때의 목차와 스토리라고 이해하시면 됩니다. 우리가 만들어야할 것은 결국 문서화된 보고서이기 때문에 장표를 찍어낼 필요가 있을 수 있고, 목차와 스토리라인은 그러한 장표를 몇장을 그릴지, 각 장표들이 담아야할 핵심 메시지는 무엇인지 등 뼈대를 잡는 주체라고 보시면 됩니다.
예를 들어 물류 신사업으로 돌아가 설명드리자면, 보고서 처음 시작은 핵심질문 그리고 핵심 메시지에서도 언급한 바와 같이 "왜 물류 신사업을 검토해야하는지(왜 유망한지, 본업인 전선제조업과 어떤 시너지가 있는지)"로 시작하여 스토리를 전개하고, 마지막에는 그래서 이 신사업을 추진할 것인지, 말 것인지 등으로 결론을 내는 "기승전결"을 담아야 한다고 보시면 됩니다.
[결론] 보고서 업무 시작 전, 최초 방향성 설정이 굉장히 중요합니다 (AI의 도움을 받아서라도...)
보고서 방향성을 고민한다는 것 자체가 아직 보고서가 익숙치 않은 분들께는 굉장히 어려운 일일 수도 있습니다. 실제로 매일같이 C-level 보고서를 작성하는 전략컨설팅에서는 3년차 이상은 되어야 스토리를 잡을 수 있게 되니까요... (하물며 1년에 보고서 몇번 쓰지도 않는 분들 입장에서 보고서 방향성과 맥락을 잡으라는 이야기는 어불성설 일 수 있겠죠...)
그러나, 지금까지 말씀 드렸듯 방향성 없는 보고서는 결국 까이기 마련이고, 여러분들의 야근을 늘릴 수 있는 주범이라는 점을 잊지 않으셨으면 좋겠습니다.
한가지 희소식이 있다면 요즘은 AI 서비스들이 좋은 것들이 많이 나와, 방향성 설정도 뚝딱!할 수 있는 서비스가 많아진 것 같습니다. 제가 본문에 예시 사진으로 보여드렸던 Clarent와 같은 서비스도 쓸만하니 참고하면 좋을 듯 하네요 (아래 링크 참고)
Clarent: 모호한 보고서의 시작을, 명확한 의도로 날카롭게
막막한 보고서의 시작을 5분 안에 구조화해드립니다. 핵심질문, Executive Summary, 목차, 스토리라인을 AI가 설계합니다.
clarent.kr
오늘도 여러분들의 보고서 업무가 한결 수월해지길 바랍니다 ^ ^
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