한장 요약 보고서(Executive summary)를 잘 쓰는 가장 쉬운 방법

"누가 너가 한 일을 정리하래?, 함축적으로 컨텐츠를 정리해야지, 대표님은 이 한장만 볼텐데 이렇게 써서 잘 이해 되시겠어?, 핵심 내용도 안들어갔네?"

 

혹시 여러분들께서는 막상 보고서를 작성했는데 위와 같은 피드백을 받은 적이 있으신가요?. 회사에서 보고서를 작성하다 보면, 특히 경영진 대상 보고서를 쓰게 되면 처음 또는 마지막에 잡는 것이 한장짜리 요약 보고서가 되겠습니다. 문제는 (1) 한장 요약하기가 너무 어렵고, (2) 요약하다 보니 내가 한 일을 위주로 요약했고, (3) 그러다 보니 무슨 내용인지 모르겠다고 핀잔을 듣게 마련이죠;;

 

그렇다고 전체 보고서 내용을 요약한다고 꼭 한장짜리 보고서가 잘 쓰여지는 것도 아닙니다. (4) 너무 요약만 한 것 아니냐, 보고서에 Kick이 없다 등 피드백에서 벗어날 수가 없죠 ㅜㅜ.

무한 피드백이 가장 많이 일어나는 지점, 바로 한장 요약 보고서입니다.

오늘은 보고서의 꽃이라 할 수 있는 한장짜리 보고서, 특히 경영진에게 요약하여 보고하는 Executive summary(경영진 요약 보고)를 쓰는 가장 쉬운 방법과 예시에 대해 설명드리도록 하겠습니다(내용이 많아 3가지로 나누어서 공유 드리겠습니다).

 

 

목차

Executive summary(경영진 요약 보고)에 대해 아시나요?

한장 요약의 시작 자체가 어려운 이유는 Framework이 없기 때문

심플한 한장 요약, 어렵다면 육하원칙부터...

육하원칙은 결국 Key question(핵심질문)이 되고, 더욱 간결한 보고서가 되기도 합니다

 

 

Executive summary(경영진 요약 보고)에 대해 아시나요?

컨설팅을 하다보면 보고서의 양이 정말 어마무시하게 나옵니다. 8주 프로젝트 기준 100장은 애교고 통상 200장이 넘는 PPT 보고서가 쏟아지는 것 같아요. 그렇다고 최종보고때 200장짜리 보고를 다 진행한다?, 어불성설입니다. 발표용 PPT로 30~40장 이내로 축소하여 경영진께 보고드리게 되고, 이것도 많아서 맨 앞장에 Executive summary라고 하는 한장짜리 보고서를 만들게 됩니다.

Executive summary, 들어보셨나요?, 정말 쉽지 않은 요약 작업입니다 ㅜ

Executive summary란 의역해보면 경영진 요약 보고가 되겠습니다. 주로 의사결정자, 경영진께 보고드리고 의사결정을 받기 위해 우리가 기획한 전략, 개선방안 등을 함축적으로 요약하여, 간결하면서도 임팩트 있는 내용으로 구성하여 최종 목표인 의사결정을 받는것이 주 목적인 요약 장표라 할 수 있습니다.

 

Executive summary의 역할은 명확합니다. 시간이 없으시고 빠르게 결론만 듣고 싶으신 의사결정자(주로 경영진)에게 핵심 요약/결론만 말씀드려 이해도를 높이고, 동시에 전체 보고서(Full pack)의 구조를 이해시킨 뒤 상세 내용을 설명하기 때문에 이해가 안되어 발생하는 질문 또는 Challenge를 사전에 방지하기도 합니다. 이러한 이유로 통상 경영진 요약 보고(Executive summary)는 표지 바로 뒷장(사실상 첫장)에 배치하기도 하죠.

 

 

 

한장 요약의 시작 자체가 어려운 이유는 Framework이 없기 때문

생각해보면 한장 요약이기 때문에 그냥 요약하면 안되나?라고 생각하시는 분들이 많으신데, 정말 쉽지 않아요. 제대로 된 요약을 쓰기 위해 컨설턴트들도 짧으면 1~2일, 길면 그 이상을 할애하며 고민하는데, 보고서 자체가 손에 익지 않은 신입 사원분들께서는 더더욱 어려우실겁니다. 사실 시작 자체가 잘 안될겁니다.

 

특히 시작 조차 안되는 이유는 제 생각에는 Framework이 없기 때문이라 생각합니다. 작성자 입장에서 두서없이 생각하며 요약하자니 "제가 무엇을 했고 그래서 어떤 결론을 했고" 등 내가 한 일을 요약하는 모습이 나오기도 하고, 그저 전체 보고서(Full pack)을 요약하자니 하고 싶은 말은 많은데 1장으로 요약하기가 어렵게 되죠.

보고서 피드백 - 수정 무한굴레 = 야근;;

결과적으로 썼다 지웠다, 그렸다 수정했다를 반복하게 되고 그래서 보고서 작성 → 피드백 → 수정 → 피드백 → 수정 무한 굴레에 같이게 된다고 생각합니다;;.

 

 

 

심플한 한장 요약, 어렵다면 육하원칙부터...

그렇다면 요약이 잘되는 Framework은 무엇일까요?, 바로 질문에서 출발하는 것입니다. 그것도 독자(경영진)의 입장에서, 처음보는 사람 입장에서 가장 궁금한 것들을 나열하고 그것에 핵심적인 내용을 간략하게 답 하는 방식으로 한장 요약을 작성하는 것이죠.

 

그럼 여기서 이런 질문도 드실겁니다. 핵심 질문이 뭔지 잘 모르겠는데요;;, 대표님께서 제일 궁금해하시는 질문에 대해 1~2개는 알겠는데, 그 외에는 잘 모르겠어요...라는 말씀을 하시는 분들도 계십니다.

 

이럴 경우 제일 중요한 것은 주제에 맞는 Framework이 있어야겠지만, Framework 조차 생소하시다면, 제가 추천드리는 방법은 육하원칙을 활용하여 Framework을 짜고, 거기에 맞는 내용을 요약하시라는 겁니다.

출처: Edrasoftware

예를 들어 신사업 진출 전략 보고서에 대한 요약 한장을 작성한다면, 본디 Framework라면 아래와 같겠죠...

• 신사업 추진 타당성과 목적
• 신사업 개요
• 추진 전략
• 기대 효과
• 예상 Risk 및 대응 방안

 

다만, Framework을 모른다면 아래와 같이 시작해보는 겁니다

• (Why) 왜 신사업을 추진해야 하는가?
• (What) 추진하고자 하는 신사업이란 무엇인가?
• (How) 어떻게 추진할 것인가?
• (So what) 그래서 무엇을 기대할 수 있는가?
• (What to prepare) Risk는 없는가?, 

 

 

 

육하원칙은 결국 Key question(핵심질문)이 되고, 더욱 간결한 보고서가 되기도 합니다

결론적으로 한장짜리 요약 보고서, 경영진 요약보고(Executive summary) 작성이 어려우시다면, Back to basic, 가장 기초적인 핵심 질문으로 돌아가 그 질문에 답하듯이 작성하면 좋을 듯합니다.

 

처음 보는 사람 입장에서 질문을 하다 보면 결국 나도 모르게 육하원칙과 같은, 우리가 모두 아는 그 Framework을 쓰게 되고, 그러다 보면 나도 모르게 한장짜리 보고서가 완성되는 것을 지켜보게 됩니다;;

 

 

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