보고서 작성 예시: 제발 Lead message(헤드메시지)부터 쓰세요

여러분들은 보고서를 작성할때 무엇부터 하시나요?, 당연히 핵심 메시지, 스토리라인부터 구상하시겠죠?, 아니면 일단 PPT부터 키고 구조부터 잡거나 도형, 그래프 먼저 그리시나요?

 

제가 컨설팅으로 복귀한지 벌써 1년이나 지났고, 그 동안 여러 프로젝트를 하면서 수 없이 많은 컨설턴트들과 팀을 이루며 일을 해봤지만, 적어도 지금 이 회사에 다니는 친구들이 공통적으로 가지고 있는 고질병을 짚어보자면, 그것은 바로 "Lead message부터 쓰는 것이 아닌, PPT 본문(PPT body)부터 쓰는 것입니다"

 

오늘은 Lead message부터 쓰지 않는 것이 어떤 결과를 초래하며, 왜 Lead message부터 써야 하는지, 그래서 어떤 연습을 해야하는지 관련하여 보고서 예시와 함께 이야기를 나누어보려고 합니다 ^ ^

 

 

목차

Lead message(헤드메시지)가 뭐야?, PPT는 내용부터 그리면 되는 것 아닌가?

Lead message의 역할: One slide One message를 지키는 가장 쉬운 방법 

문제의 근인: 보고서의 완성 = 빈 장표의 공간을 채우는 것이라고 생각하기 때문

결론: 시간이 걸리더라도 Lead message부터 작성하는 것이 더 중요합니다.

 

 

Lead message(헤드메시지)가 뭐야?, PPT는 내용부터 그리면 되는 것 아닌가?

Lead message가 무엇인지 아시나요?, 보통 PPT 보고서를 쓸 때 가장 최상단에 위치해있으며, 가장 먼저 눈에 들어오고, 해당 장표의 핵심 메시지를 함축적으로 요약하여 한줄 내지 두줄로 작성되는 것을 Lead message (또는 헤드메시지)라고 합니다 ^ ^ (아래 그림 참고)

가장 최상단에, 가장 큰 글자로 쓰여져 있는 문구("내부자산에....외부사업 확장이 필수적임")가 Lead message입니다

 

Lead message의 역할을 논하자면, Lead message는 결국 장표의 메시지의 최종 요약본이라고 보시면 될 것 같아요. 위 사례를 토대로 이어서 말씀 드리자면, 핵심 메시지인 Lead message에는 "턴어라운드를 위해서는 외부사업 확장이 필수적"이라는 메시지가 써있고, 이를 Back-up하는 것이 내부 자산만으로는 성장의 한계가 있고 + 사업별 실적이 실제로 하락하고 있다는 점을 Back-up으로 들었습니다. 요컨데 최상위 Message(Lead message = "턴어라운드를 위한 외부사업 확장이 필수적")이 있다면, 이를 뒷받침하는 내용으로 Branches, Supporting point가 각각 논리적 구조로 하위 메시지 형태로 구성되어있는 셈이죠;;

Lead message와 Branches, Supporting point의 관계

 

Lead message의 두번째 역할은 가독성이 되겠습니다. 특히 보고서의 경우, 보고서를 읽으시는 독자 입장에서는 처음 보기 때문에, 또는 모든 내용을 샅샅히 볼 시간이 없기 때문에 핵심이 되는 내용 위주로 눈이 가게 되며 보게 되는데, 이 경우 십중팔구 Lead message 위주로 보게 됩니다. 그렇기 때문에 가장 최상단에, 가장 큰 글씨로 쉽게 눈에 들어오라고 작성하는 것이 Lead message가 되고, 그렇기 때문에 Lead message는 어쩌면 보고서 작성의 처음이자 끝일지도 모릅니다 ^ ^;;

 

 

 

Lead message의 역할: One slide One message를 지키는 가장 쉬운 방법 

문제는 대부분의 신입컨설턴트들이(또는 보고서 작성 초보 분들이) 보고서를 그릴 때 Lead message를 먼저 작성한 후 밑에 있는 Branches, Supporting points 순서대로 작업을 하기 보다는, 역순으로 Supporting point부터 작성한 이후, Branches, Lead message 형태로 작업한다는 점입니다 (아래 그림 참고)

왼쪽이 올바른 업무 순서, 오른쪽이 문제가 되는 업무 순서입니다;;

이게 왜 문제일까요?, 오른쪽처럼 일하게 되면 한 장표에서 담아야 할 컨텐츠의 Boundary를 정하지 않은 상태에서 일을 하기 때문에, 내가 아는 내용을 이것 저것 쓰다가 지웠다 정리했다가 다시 썼다가를 반복하게 됩니다.

 

결국 여기서 얻을 수 있는 시사점은 "Lead message의 역할 중 하나는, 실제 보고서를 작성할 때 한 장표에 무엇을 담을지 Contents boundary를 정해주는 나침반 같은 역할"을 한다는 점이 되겠네요 ^ ^

 

위에서 들었던 사례로 돌아가 설명 드리자면, "턴어라운드를 위한 외부 사업 확대 필요"라는 최상위 Lead message가 먼저 셋팅되었다면 그 밑에는 이를 Back-up할 수 있는 하위 Message(branches)에만 집중하여 컨텐츠를 개발하게 되고, 그러면서 한눈에 잘 이해되는 보고서가 탄생하게 됩니다. 반면 보고서의 Lead message 보다는 내가 알고 있는 Fact부터 나열한 후 보고서를 채우게 되면 오른쪽 그림에 보시는 것과 같이 한마디로 내가 그리는 장표의 핵심 메시지를 정리하기가 어렵게 되죠;;

왼쪽은 핵심 Message를 쉽게 정리할 수 있고, 오른쪽은 뭘 말해야하는지 모르는 사태가 발생합니다;;

 

따라서, Lead message부터 작성하여 핵심 메시지가 명확할 경우, Branches, Supporting point에 채울 내용이 명확하여 번복하거나 수정할 일이 별로 없으나, 반대로 Lead message부터 쓰지 않으면, 한 장표에 여러 Message가 나오게 되고, 결국 조잡한 내용이 나오게 되며(One slide two message), 그렸다 지웠다를 반복하는 비효율이 발생하게 됩니다.

 

 

 

문제의 근인: 보고서의 완성 = 빈 장표의 공간을 채우는 것이라고 생각하기 때문

이런 문제를 신입 컨설턴트 또는 보고서 작성 초보분들이 모를까요?, 그런데도 왜 자꾸 이런 문제가 발생하는걸까요?. 제가 여러 팀원, 컨설턴트, 현업의 기획 업무 담당자들을 경험한 바로는 대부분의 사람들이 "공간을 빠르게 채우는 것에 조급해하기 때문"이라고 생각합니다.

 

그리고 공간채우기에 급급한 이유는 시간이 촉박하고 PPT 그리는 일이 어렵다 보니, PPT의 완성을 메시지의 완성이 아니라, 눈에 보여지는 Slide의 완성이라 생각하기 때문이라고 생각해요

 

결과적으로 Lead message → Branches → Supporting point 순으로 작성을 하는 것이 사실상 일을 더 효율적으로 하는 방식인데, 표면적으로 빈 공간을 가장 먼저 채우는 역할은 Supporting point이다 보니, 역순으로 일을 하고 있는 셈이죠 (Supporting point → Branches → Lead message)

 

여러분이 생각하는 보고서의 완성은 무엇을 의미하나요?, 멋들어진 그래프와 도표로 한 슬라이드를 꽉꽉채운 것이 보고서의 완성인가요?, 아니면 간결하면서도 쉽게 이해되고, 의미 있는 Message를 던지는 장표가 보고서의 완성인가요?

 

 

 

결론: 시간이 걸리더라도 Lead message부터 작성하는 것이 더 중요합니다.

Lead message부터 고민한 이후 보고서를 작성하는 것은 분명 연습이 필요하고, 처음에는 어려운 일이 맞습니다. 당장 무슨 내용을 그릴지, 무엇을 담을지도 모르겠는데, 논리적 구조까지 다 짜서 Lead message까지 쓰라는 것은 초보분들에게 고역이 아닐 수 없습니다.

 

다만, 돌아갈 수록 더 빠른길이라고 했던가요, 앞서 사례에서 말씀 드렸던 것처럼 보고서 한장을 그릴 때에도 계획이 필요하고(핵심메시지), 시간이 걸리더라도 그 계획을 잘 세우는 것이 돌아가는 것 같아 보여도 좋은 보고서를 만들어내는 첫번째 Step이 될 겁니다

 

그리고, 경험상 Lead message부터 생각하는 것이 처음에는 보고서 1장을 그릴 때 3시간, 5시간 걸리더라도, 반복연습을 통해 2시간, 1시간으로 줄어 있을 겁니다.

 

결국 보고서 1장을 그릴 때에도 핵심 메시지부터 생각하는 것이 전체적으로 업무 효율을 극대화 시킬 수 있고, 이러한 연습이 반복적으로 이루어진다면 그것이 곧 실력으로 체화될겁니다.

 

 

 

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