보고서 예시: 좋은 보고서 작성을 위한 7가지 체크리스트

오랫만에 프로젝트에 투입되다 보니, 함께 일하는 팀원들에게 또 보고서는 이렇게 써야 한다, 저렇게 써야 한다 꼰대마냥 훈수를 두고 있습니다만...(다 제가 일 편하게 하기 위해;;), 생각해보니 요즘 신입 컨설턴트분들께서는 학회, 인턴 등에서 어깨 너머로, 배운 것, 연습한 것은 많은데, 진짜 제대로 배웠다기 보다는 흉내를 잘 내시는 것 같아요

 

그래서 오늘은 제가 프로젝트 하면서 팀원들에게 공유해주었던, 팀원들이 꼭 습관적으로 체크했으면 하는 "좋은 보고서 작성을 위한 7가지 체크리스트"에 대해 말해보려 합니다 (제 개인적인 생각입니다. 참고만하셔요;;)

 

 

목차

좋은 보고서 작성을 위한 7가지 체크리스트

결론: 습관이 되어야 체화가 되고, 그게 곧 실력이 됩니다.

 

 

좋은 보고서 작성을 위한 7가지 체크리스트

1. Elevator speech가 가능한가?

가장 먼저 체크해야할 부분이자, 제일 중요한 부분은 1~3분 요약으로 내가 작성한 보고서를 요약할 수 있느냐?가 되겠습니다. 시간에 쫒겨서, 핵심 내용에 대한 깊은 이해 및 논리적 구조에 대한 명확한 정리 없이 보고서를 작성하는 경우가 허다한데, 결과적으로 1~3분 내에 핵심을 잘 요약해서 설명하지 못한다면, 본인 스스로도 자신이 없는 것은 물론이거니와, 듣는 이 입장에서는 더욱 혼란스러워 짜증나는 보고서가 될 것입니다.

항상 엘리베이터를 타고 1층으로 내려가는 그 짧은 시간에도 경영진에게 핵심을 설명하고 의사결정을 받겠다는 마음으로, 그 짧은 시간에도 구두로 쉽게 요약하고 명확하게 전달할 수 있을 정도로 컨텐츠를 정리합시다. Message가 명확해지고 Clear해지며, 사실 1~3분 요약이 보고서의 시작이기도 합니다 (구두로 설명하면 Elevator speech, 문서로 작성하면 Executive summary가 되겠네요;;)

출처: 인베스트뉴스

 

 

2. One slide One message를 지켰는가?

특히 요즘들어 팀원들을 보면 One slide One message를 지키지 않고 보고서를 작성하는 분들이 많은 것 같아요. 장표를 그리는데 시간은 많이 들고, 방대하게 조사한 내용을 정리해서 보여주기는 해야할 것 같고 하니 결국 한 장표에 여러 메시지를 나열하기도 하고, 더 이상 보고서 작성이라기 보다는 PPT 공간채우기 놀음이 되버리는 것이 현실입니다.

결국 '본인이 설명한다는 생각 없이, 팀장님이 설명하겠지'라는 심보로 기계적으로 PPT slide writting을 하니 이런 결과가 펼쳐집니다. 명심하세요, PPT 한 장표에는 꼭 1가지 메시지에 Focus해서 담아야 독자들도 쉽게, 명확하게 이해할 수 있습니다.

 

 

3. 장표안에 Message tree가 잘 배치되어 있는가? 

정말 기본적인 내용인데, 보고서에도 Lead message가 있고, 그 밑에 PPT body에 Lead message를 back-up하는 Title이 있을 것이고, 또 각 Title을 상세 설명하는 컨텐츠가 있습니다. 문제는 작성을 하다보면 이러한 Message tree를 생각하지 않고, 두서없이 PPT 작업에 몰입하여, 결과적으로 이해가 안되는 보고서가 종종 있다는게 문제가 되겠습니다.

장표 한장을 그려도 Lead message가 그 한 장의 모든 내용을 대변할 수 있어야 하고, Lead message를 대변하는 1~3개의 Slide title 또는 Sub-message가 실제 상세 컨텐츠를 대변할 수 있어야 합니다. 습관이 되지 않으면, 그리고 잘못되었다는 것을 알지 못하면 누구나 꾸준히(?)하는 실수인 것 같습니다. (아래 글 참고)

2024.03.01 - [보고서 잘 쓰는 법] - 보고서 잘 쓰는 법 (2) - PPT 1장이라도 메시지와 논리적 관계를 고민하자

보고서 잘 쓰는 법 (2) - PPT 1장이라도 메시지와 논리적 관계를 고민하자

 

 

 

4. 중요한 내용을 좌측에서부터, 윗쪽부터 배치하였는가?

사람의 눈은 문서를 볼때 왼쪽부터 오른쪽으로, 그리고 위에서부터 아래로 보게 되어 있습니다. 중요도가 높은 message 또는 컨텐츠를 위쪽, 또는 왼쪽에 배치하기 마련이죠. 

간혹 컨설턴트들이 그린 장표들을 보면 핵심 메시지를 오른쪽(나중에 보게되는 위치) 또는 밑에 두는 경우가 많아요. 기승전결과 흐름 때문에 결론을 마지막에 배치하는 경우가 있는데, 항상 두괄식으로 표현해야한다는 점을 잊지 맙시다. (상황에 따라서는 미괄식이 나을 수도 있긴 합니다만...)

2024.10.17 - [분류 전체보기] - PPT 보고서 초보 꿀팁 - 가독성의 핵심은 결론부터 말하는 것입니다

PPT 보고서 초보 꿀팁 - 가독성의 핵심은 결론부터 말하는 것입니다

 

 

5. 독자가 처음 봤을 때, 무엇이 핵심인지 1초만에 감이 잡히는가?

장표 안에서도 핵심과 비핵심을 명확히 구분하여, Color 톤이라도 대비되게 작성해야 합니다. 독자가 처음 봤을 때, 핵심내용이라면 이목을 끌 수 있도록 색깔, 배경 등을 조정하여 빠르고 간단하게 Message를 던져야하는 것이지요;;

왼쪽의 ETF 종류와 ETF 이름(SCHD, JEPI 등)이 핵심 내용이므로, 빨간색, 연한 분홍색으로 강조하였습니다

 

이 경우, 장표의 구성에 따라 노하우가 조금씩 다를 수 있는데, 비교 장표의 경우 키워드의 배치, 키워드 자체를 엄선하여 쉽게 이해되도록 대조되는 단어를 사용하는 것도 중요하고, 그래프를 그리더라도 규모, 성장성 중에 핵심에 Highlight해야 합니다;;

그래프의 노란색과, 오른쪽 성장성에 강조하였습니다.

 

 

6. 부연설명을 안봐도, 핵심 메시지만 봐도 Clear하게 이해되는가?

특히 보고서의 경우, 의사결정자 분들께서 보시는 경우가 많고(CEO 등 C-level), 없는 시간 쪼개서 보고받으려 미팅에 참석하셨는데, 쉽게 이해가 가지 않으면 많이들 짜증을 내십니다;;

통상 보고서를 쓸때에는 Main bullet point와 Sub bullet point를 나누어서 작성하기 마련인데, 보통 글자 크기가 작은 Sub-bullet point를 보지 않아도, Main bullet point만 보아도 이해될 수 있게 글을 잘 작성하는 것이 핵심이 되겠습니다 (아래 그림의 진한 회색 박스 안에 강조된 것인 Main bullet, 밑에 삼각형으로 작게 써져있는 내용이 Sub-bullet)

 

오른쪽 내용을 보시면 진한 회색 박스 안 글만 봐도 무슨말인지 이해가 됩니다

 

 

7. 구두로 설명해보았는가?, 그럼에도 수정사항이 없는가?

마지막으로 말씀드리고 싶은 내용은, 꼭 장표가 완성되었다면 구두로 설명해보면서 Quality check를 해보자는 것입니다. 장표를 그리는 입장에서는 보고와 발표까지 염두하여 그리기가 쉽지않은데, 막상 다 그린 후 설명하다 보면, 강조해야할 부분이 드러나기도 하고, 쉽게 이해되도록 배치와 순서를 바꾸기도 합니다. (이전 글 참고)

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보고서 퀄리티가 걱정된다면 '3분 요약 설명'으로 점검해보자

 

 

 

결론: 습관이 되어야 체화가 되고, 그게 곧 실력이 됩니다.

결국 좋은 보고서란 여러 노하우가 습관적으로 탑재(?)되어 PPT에 드러나야 작성될 수 있습니다. 그리고 이러한 노하우들은 이런 저런 시행착오와 경험, 피드백을 통해 쌓이게 되고, 그것이 습관이 되어야 본인만의 Skill set으로 발전할 수 있게 되죠

 

보고서를 처음 쓰시는 분들이시라면, 지금부터라도 한두가지씩 꼭 실천해보세요, 금방 나의 것이 되어 실력으로 될겁니다 ^ ^

 

 

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