보고서 퀄리티가 걱정된다면 '3분 요약 설명'으로 점검해보자

당신은 자신이 쓴 보고서를 1장으로 요약하실 수 있으신가요?

 

전략컨설팅 보고서를 작성하다보면, 몇날 몇일 꼬박 시간을 투자해서 임원분 또는대표님께 보고할 보고서를 정리하다 보면, 결국 내가 쓰는 보고서에 스스로가 매몰되어 쉽게 이해되지 않는 내용을 쓰거나, 논리적 비약이나 문제가 있는 보고서를 내놓게 되는 경우도 있습니다.

 

그리고 내가 작성하는 콘텐츠에 대한 자신이 없거나, 정말 짧은 시간 동안 핵심적인 내용을 축약해서 전달해야하는 상황에서 과연 잘 Delivery 될 것인지 또한 의문이 들게 마련이죠

 

이건 제 개인적인 노하우이지만, 이럴 때는 내가 쓰는 보고서에 대해 아무것도 모르는 사람에게(예를 들어 어머니, 와이프 등) 3분안에 요약 피치한다고 생각하시고 말해보면 딱 답 나옵니다. (1) 결국 쉽게 이해 되는지, (2) 3분 안에 내가 귀를 쫑긋하게 할 수 있는 컨텐츠를 말 할 수 있는지, (3) 그래서 상대방이 설득되거나 쉽게 이해하는지를 검증할 수 있기 때문이죠

 

그래서 저는 항상 주간보고가 있을때 습관적으로 와이프에게 설명하는 시간을 가집니다. 역시나 와이프는 핸드폰하면서 듣는 둥 마는 둥 하지만, 제가 3분 정도 피치한 이후 와이프에게 "무슨 말인지 이해했어?"라고 했을 때, 이해했다고 하면 성공했다고 판단합니다 ^ ^

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3분 안에 말하는 연습을 해보세요, 한번만 해봐도 내가 작성한 보고서의 후킹 포인트가 뭔지, 어디서 이해가 어려운지, 뭐가 논리적으로 안맞는지 금방 답 나옵니다

사실 이러한 노력들은 압축적인 엘리베이터 스피치 (엘리베이터를 타고 내려가는 1~5분 동안 회장님께 컨설팅 보고의 핵심만 보고하는 행위)이기도 하거니와, 어찌보면 Executive summary(한장 요약 보고서)를 구두로 피치하는 것과 같은 연습이 됩니다.

 

따라서, 보고서의 퀄리티가 걱정될때에는 주변 지인(특히 보고서 내용에 대해 아무것도 모르는)에게 짧게 설명해 봅시다. 말하는 과정에서 내가 쓴 보고서의 핵심이 무엇인지도 파악하게 되고, 어디서 논리적 비약이 발생하는지도 파악되며, 은연중에 Executive summary도 술술 나오게 됩니다 ^ ^

 

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