PPT 보고서 초보 꿀팁 - 보고서 잘 쓰는 사람들은 이것부터 고민한다!!

여러분은 보고서 작성 전 무엇부터 고민하시나요?, PPT부터 켜시나요?

제 경험상 보고서에 익숙치 않은 분들은 보통 보고서 쓰라고 하면 무작정 PPT부터 키고, 무슨말을 할지 고민만 하다가 시간은 흘러가고, 결국 조사, 정리한 내용들을 짜임새 있게 정리하기 보다는 담을 내용들을 허겁지겁 담아내며 쓴소리 듣는 보고서로 끝마치는 경우가 많습니다

오늘은 컨설팅과 같이 보고서 작성을 전문적으로 하는 사람 입장에서, 효율적으로 보고서를 작성하기 위해 무엇부터 고민하는지, 그래서 보고서 작업에 익숙치 않은 분들은 어떻게 훈련하면 좋을지 공유해보려고 합니다

 

 

보고서는 Message를 전달하는 수단 중 하나입니다. 그러니 본질을 놓쳐서는 안됩니다

무엇을 먼저 생각해야할지 고민하기 전에, 우선적으로 고민되어야 할 것은 보고서에 대한 생각부터 바꿀 필요가 있습니다. 보통 보고서 작업 = 깔끔하고 일목요연하게, 힘있는 메시지를 잘 정리한 PPT라고 생각하시는 분들이 많으신데, 보고서의 본질은 Message를 전달하는 수단이라는 점을 꼭 잊지 말아야 합니다따라서, 엄연히 말하면 보고서는 효과적으로 Message를 시각적으로 표현하는(특히 PPT는) 수단일 뿐, 보고의 핵심인 메시지 전달을 놓쳐서는 안됩니다.시장 조사 보고서라면 지향해야 할 내용은 시장 규모, 성장세, 경쟁구도 등 정보를 나열하는 것이 아니라, 이번 시장 조사를 통해 우리 회사에서 의사결정해야하는 Point에 대한 시사점을 제공하는 것이 본질(Message)가 될 것이고, 영업실적 보고라면 숫자를 나열하는 것이 아니라, 이번 분기는 성과가 이러했고, 이유는 이러하기 때문에 무엇을 개선해야한다 라는 Message가 나가야 합니다그러므로, 보고서(PPT)는 보고(Message 전달)하기 위한 수단일 뿐이고, 따라서 보고서(PPT)를 잘 만들기 위해서는 보고(Message 전달)에 전달될 내용부터 잘 생각하는 것이 제일 중요합니다

 

 

Message를 잘 전달하기 위해서는 쉽게 이해되는 것이 가장 중요합니다. 그러므로 Keyword가 제일 중요합니다

그렇다면 보고(Message 전달)를 위해 가장 먼저 해야할 것은 무엇일까요?, 제일 좋은 것은 이번 보고때 내가 전달할 핵심 메시지를 처음부터 바로 떠올리면 제일 좋을 것입니다. 핵심 메시지에 맞춰서 PPT를 구성하면 PPT 작업 시간도 효율적으로 줄일 수 있을테니까요

문제는 아직 아무 조사, 정리도 되지 않은 상태에서 처음부터 핵심 메시지를 생각하기 어렵다는 것입니다 (연습된 분이라면 가설적인 결론을 먼저 생각해볼 수 있지만, 이 마저도 쉽지 않습니다). 그래서 보통 보고를 받으시는 분들께서 귀를 쫑긋 세울 수 있는 좋은 Keyword를 먼저 떠올리는 것이 중요합니다

예를 들어 이번에 중국 TV 시장 조사 보고서를 작성해야 하는데, 정보 조사/정리 전  "중국 시장은 로컬 경쟁사의 점유율이 크게 확대되었다"라는 내용을 어렴풋이 알고 있다고 쳐봅시다. 해당 내용이 핵심 내용이라면, 왜 그럴까?라고 고민해보면 당연히 "현지화" 이야기가 나올 수 있고, 결국 "중국 시장에 최적화된 현지화 전략이 필요하다"라는 가설적인 결론과 Keyword가 나올 수 있습니다

결국 현지화라는 키워드를 중심으로 가설을 세우고, 이에 맞춰 자료 조사/정리를 진행하고, 현지화가 필요하다는 결론을 향해서 스토리라인과 개별 Slide를 구성하는 방식입니다 (물론 현지화라는 키워드는 초기 가설일 뿐, 조사를 하다보면 온라인 시장 특성, 고객 특성 등 보다 풍부한 내용이 구성되는 편입니다)

 

 

따라서 보고서 작성을 착수할 때에는 가설적 결론, Message를 생각하는 것이 필요하지만, 그 전에 Keyword부터 생각해보면 수월해집니다

보통 보고서 작업이라는 것이 시간은 촉박하고, 아는 것은 없다보니, 익숙치 않은 분들 입장에서는 굉장히 어렵고, 막막한 업무라 생각됩니다

결국 보고서도 보고서 작성 배경/목적 고민 → 가설 수립 → 자료 조사/정리 → Storyline 구성 → Slide 작업 → 보고 등 순서로 작업되는데, 보고서 작업 초기 가설 수립이라는 것도 막막할 경우, 더 쪼개서 보면 Keyword 고민이라는 세부 업무가 있는 것 같습니다

그러니 모든 일들이 step by step으로 이루어지는 것처럼, 당황하지 마시고 하나씩 하나씩 차근 차근 풀어가시길 바랍니다