PPT 보고서 초보 꿀팁 - 다들 모르는 PPT 간격 맞추기 기능

요즘 회사에서 여러 새싹같은 신입사원분들과 일할 기회가 많아졌습니다. 나름 컨설팅 인턴도 해봤다고 하는 친구들이 PPT 그리는 법에 대해서는 일자무식이더군요... (그리고 단축키도 잘 못쓰고, 보고서어(語)도 익숙치 않고..., 아주 개판입니다)
 
그래서 PPT 보고서를 작성하는데 있어 아주 작은 노력으로도 보고서가 크게 깔끔해지는 간격 맞추기에 대해 공유드리려 합니다
 
 
목차
PPT 간격 맞추기 1: 안내선을 활용해 PPT 전체 간격을 맞추자
PPT 간격 맞추기 2: 도형, 텍스트 박스들의 간격을 맞추자
PPT 간격 맞추기 3: 텍스트 박스 안에 문단끼리의 간격을 조정하자
결론: 보고서를 쓰는 것도 PPT 기능을 두루 알아야 몸이 편합니다
 
 

PPT 간격 맞추기 1: 안내선을 활용해 PPT 전체 간격을 맞추자

보고서 작업을 할 때에 다들 안내선 키고 작업들 하시나요?, 팀원들이 일하는 모습을 뒤에서 지켜보더니 그런거 모름!!이라는 느낌으로 아무도 안내선을 활성화시키지 않고 일을 하고 있더군요...
ㅡㅡ;;, 그거 모르면 엄청 비효율적인데 말이에요
 
첫번째 공유드릴 꿀팁은 (1) 안내선을 활용한 PPT 전체 간격 맞추기 입니다
 
예를 들어 아래 그림처럼 보고서가 한장이 있다고 생각해봅시다, 여러분들은 뭐가 이상한지 발견하셨나요?

위 그림에서 무엇이 잘못 되었을까요?

정답은 보고서마다 템플릿이라는 것이 존재하고, 그 안에 어디까지가 여백이고, 어디까지가 내용이 채워야 할 공간인지 '경계'라는 것이 있는데 이걸 무시했다는 점입니다
 
좀더 구체적으로 말씀 드리면 (1) 왼쪽 "R&D 운영모델 이슈"의 경우 위에 있는 Head message보다 왼쪽으로 좀 더 삐져 나와 있고, (2) 왼쪽 "R&D 운영모델 이슈"와 오른쪽 "R&D 주요지표 현황"이 높낮이(위쪽도 안맞고, 밑에도 안맞음)도 안맞아 깔끔해 보이지 않습니다 (아래 그림 참고)

보고서 한장이라도 1번과(좌우 위치 통일), 2번(상하 높이 통일)이 모두 맞아야 깔끔해 보입니다

 
그래서 상하, 좌우 여백의 경계선을 살펴가면서 보고서를 그릴 필요가 있고, 그렇기 때문에 안내선을 활용하시면 좋습니다
 
참고로 안내선은 메뉴에서 "보기 메뉴" 선택 후, "안내선"이라는 내용을 체크하시면 활성화하여 본인만의 여백 경계를 설정하여 활용하실 수 있습니다. 

메뉴에서 보기 → 안내선에 체크박스 체크!!

 
그리고 안내선은 아래 그림에 안내되어 있는 것처럼 마우스로 이동하시거나, Ctrl + 왼쪽 클릭으로 추가 생성하여 활용하시면 됩니다

원래 보고서 처음 만들때에 가장 먼저해야 할 것이 안내선을 활용한 여백 경계 정하기 입니다

 
 
 

PPT 간격 맞추기 2: 도형, 텍스트 박스들의 간격을 맞추자

두번째 내용은 PPT 장표 안에 있는 도형, 텍스트박스들의 상하, 좌우를 통일시키고, 그들간의 간격을 맞추는 것입니다
 
아래와 같이 보고서가 구성되어 있다고 하면, 왠지 번잡해 보입니다. 깔끔하게 위/아래, 왼쪽/오른쪽 간격이 통일되어 있지 않기 때문이죠. 더 큰 문제는 사람들이 이걸 하나 하나 마우스로 드래그하면서 맞추고 있다는 겁니다...., 눈도 아프고, 손도 아프고, 시간도 아까워요 ㅜㅜ

빨간색 박스들의 위/아래 높이, 좌우 간격이 맞지 않습니다

 
PPT에는 이러한 도형/텍스트 박스들의 높낮이, 좌우 위치를 손쉽게 통일 시켜주고, 간격을 맞춰주는 기능들이 있습니다.
 
(1) 상/하 높낮이, 좌/우 위치 맞추기
맞추려는 도형들을 모두 선택하면 위 쪽 메뉴에 "도형 서식"이라는 칸이 활성화 됩니다. 그리고 오른쪽에 보시면 "맞춤"이라는 버튼이 있으니 이걸 누르셔서 상/하, 좌/우로 통일하시면 이쁘게 통일이 됩니다 (그리고 기계가 맞추는 기능이다 보니 빠르고, 편하고, 오차도 없습니다)

위쪽 맞춤으로 하면 5개 박스들의 높이가 동일하게 맞춰집니다 (가장 높은 박스를 기준으로 통일)

 
(2) 도형, 텍스트 박스 간 간격 맞추기
그리고 위 그림에서 보시는 것처럼 박스들이 좌우 간격이 들쭉날쭉한데, 이 역시도 편하게, 간격을 동일하게 맞출 수 있습니다

5개 박스를 설정한 상태에서 가로 간격을 동일하게 버튼을 누르시면, 간격이 똑같아집니다

 
 
 

PPT 간격 맞추기 3: 텍스트 박스 안에 문단끼리의 간격을 조정하자

세번째 간격 맞추기는 텍스트 박스 안에 있는 문단간의 간격 조정입니다. (단락 앞뒤 간격 조정 기능)
 
예전 글에서도 다룬적이 있긴 한데, 이 기능을 모르시는 분들은 보통 엔터키를 쳐서 간격을 조정하시는데, 만약 내가 생각한 간격보다 크다면, 그 엔터키 공백의 글씨 크기를 줄여서 간격을 조정들 하십니다 ㅜㅜ (엄청 비효율적이죠, 만약에 보고서를 작성하다가 줄이 한줄이라도 늘어나면, 또 엔터키 치고 공백 글씨체를 줄이거나 해야 합니다)
 
위 불편함을 해소할 수 있는 것이 단락 앞/뒤 간격 조정입니다. 그림에서 보시는 것처럼 보다 오른쪽 방식으로 하는 것이 보다 입맛에 맞게 간격의 크기를 자유자재로, 시간 효율적으로 조정할 수 있습니다 (왼쪽 그림처럼 엔터키 공백 설정하고, 하나하나 포인트를 조정할 필요가 없죠)

오른쪽이 더 내 입맛에 맞는 크기로 조정하기가 편합니다 (시간 효율적)

 
단락 앞뒤 간격을 설정하는 방법은 간단합니다. 텍스트 박스를 설정한 상태에서 "단락" 버튼을 누르시고, 그 안에서 왼쪽 하단에 있는 단락 앞/뒤 간격 조정을 조정하시면 됩니다

(1) 단락 클릭, (2) 좌측 하단에 있는 간격을 보고 단락 앞/뒤 간격 조정

 
 

결론: 보고서를 쓰는 것도 PPT 기능을 두루 알아야 몸이 편합니다

기능들을 잘 모른다면 괜시리 고생은 고생대로 하고, 보고서 못생겼다는 피드백만 듣기 마련입니다. 특히 회사에서, 임원진 등 높은 분들을 대상으로 보고를 할때에는 깔끔한 보고서가 필수인만큼, 가독성을 높여줄 수 있는 PPT 기능은 기본 소양으로 알고 일을 하시는 것이 훨씬 편합니다
 
그러기 위해서는 나의 것으로 만드는 것이 중요해 보이네요 ^ ^, 사소한 기능들이라도 한번씩 따라해보면서 꼭 나의 것으로 만드시면 좋겠습니다!!
 
아래 내용들도 읽으시면 PPT 보고서 작성이 한결 수월해지십니다 ^ ^
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