보고서 잘 쓰는 법 (3) - 보고서 작성 시 일의 순서

PPT 잘그리는법을 먼저 설명하려다, 너무 두서없이 포스팅이 올라오는 것 같아, 컨텐츠 구조부터 짜고 올리려고 합니다

오늘 공유드릴 내용의 핵심은 잘 써진 보고서는 일의 순서부터 다르다가 되겠네요 ^ ^;;

비교: 보고서 초보의 일의 순서 vs. 보고서 숙련가의 일의 순서

지난 포스팅에서도 말씀드린바와 같이, 보고서 작성 시, 가장 많이 하시는 실수는 "계획 없이 무턱대로 작성부터 시작"한다는 점입니다 (구조도 짜지 않고, 각 PPT slide들의 논리적 관계도 짜지 않구요)

 

그러다 보니 보고서를 처음 접해보시는 분들은 아래와 같이 보고서를 작성하실껍니다. 이런분들의 특징은 처음 몇단계에서는 진도가 잘 나가다가, 후반부로 갈 수록, 컨텐츠가 빈약하고, 메시지가 뚜렷하지 않으며, 자기 주체적으로 메시지에 대해 고민하지 않았기 때문에 피드백에 대한 대응이 취약한 문제가 발생합니다

• 상사로부터 보고서 작성 지시를 받는다
• 지시를 받았을때의 키워드를 토대로 템플릿을 찾는다("투자제안서", "신사업 검토" 등)
• 템플릿에 아는 걸 일단 채운다
• 다른 부서에 협조를 구해서 보완한다
• 보고서를 작성한다
• 상사에게 보고 & 까인다
• 피드백 받은대로 수정한다
• 더 까인다 (...)

 

반대로, 보고서를 자주 써보신 분들은 첫단계부터 쉽게 넘어가지 않으며, 후반부로 갈 수록 편한 구조를 띄고 있습니다

 

• 상사로부터 보고서 작성 지시를 받는다
• 상사에게 문의하여 보고 대상, 기한, 기대하시는 핵심 의사결정포인트 또는 듣고 싶어하는 내용을 파악한다
• 파악한 내용을 토대로 가설적인 결론, 부가메시지를 구성하고, 이에 따른 챕터를 구성한다
• 챕터별 아는 내용과 비어있는 내용을 구분하고, 비어있는 내용의 경우, 조사하거나 타 부서에 협조를 요청한다
• 타 부서에 할당한 내용을 채우고 있는 동안, 본인은 본인이 알고 있는 내용에 대해 스토리를 디테일하게 작성한다
  (자료 조사 & 보완이 포함되며, 가설 -> 조사 -> 검증 -> 재조사 등 무한 루프가 돌 수 있음)
• 본인이 준비한 정보 + 타 부서로부터 받은 정보를 취합하여, 전체 스토리라인을 다시 가다듬는다
• 스토리라인별로 장표(PPT) 작성을 기획한다 (템플릿은 스토리에 맞게 필요한것만 발췌해서 활용한다)
• 보고서를 작성한다
• 발표 연습을 해보면서 강약 조절을 하고, 진짜 상사가 원하는 보고서였는지 다시 한번 최종 점검을 한다
• 상사에게 보고 & 피드백을 받는다 (이미 첫 단계에 핵심 무엇인지 파악했기 때문에, 웬만하면 까이지 않습니다)
• 일부 수정사항을 반영하여 업무를 완료한다

 

 

일의 순서: 니즈 파악 → 구조짜기 → 살 붙이기 → PPT로 구현하기 → 가다듬기 → 보고

보고서 작성 숙련가의 일의 순서를 보기 쉽게 정리하면 아래와 같습니다 

 

• 니즈 파악
  • 상사로부터 보고서 작성 지시를 받는다
  • 상사에게 문의하여 보고 대상, 기한, 기대하시는 핵심 의사결정포인트 또는 듣고 싶어하는 내용을 파악한다
• 구조짜기
  • 파악한 내용을 토대로 가설적인 결론, 부가메시지를 구성하고, 이에 따른 챕터를 구성한다
  • 챕터별 아는 내용과 비어있는 내용을 구분하고, 비어있는 내용의 경우, 조사하거나 타 부서에 협조를 요청한다
• 살 붙이기
  • 타 부서에 할당한 내용을 채우고 있는 동안, 본인은 본인이 알고 있는 내용에 대해 스토리를 디테일하게 작성한다
  • 가설적으로 생각한 스토리라인에 부족한 정보는 가설 -> 조사 -> 검증 -> 재조사 등 과정을 통해 계속해서 단단하게 채워넣는다
• PPT로 구현하기
  • 본인이 준비한 정보 + 타 부서로부터 받은 정보를 취합하여, 전체 스토리라인을 다시 가다듬는다
  • 스토리라인별로 장표(PPT) 작성을 기획한다 (템플릿은 스토리에 맞게 필요한것만 발췌해서 활용한다)
  • 보고서를 작성한다
• 가다듬기
  • 발표 연습을 해보면서 강약 조절을 하고, 진짜 상사가 원하는 보고서였는지 다시 한번 최종 점검을 한다
  • 특히, 제일 중요한 부분은 첫장에 있는 핵심 요약 one page, 이 첫장이 전체 내용을 아우르면서, 상사가 듣고자 하는 얘기를 Edge있게, 간략하게, 쉽게 이해되도록 작성했는지 확인한다
• 보고
  • 상사에게 보고 & 피드백을 받는다 (이미 첫 단계에 핵심 무엇인지 파악했기 때문에, 웬만하면 까이지 않습니다)
  • 일부 수정사항을 반영하여 업무를 완료한다

 

이런 방식으로 일하려면 제일 중요한 것은 논리적 사고와 가설적 사고가 되겠으며, 경험, 지식 등도 중요하지만 없어도 보고서 작성은 가능합니다 (대신 리서치 스킬, 빠른 이해력 등이 중요합니다, 실제로 제가 재직했던 전략컨설팅의 경우, 고객사 산업에 대한 이해, 경험, 지식은 현저히 떨어지지만, 몇억씩 받아가며 보고서 썼었으니까요)

 

단, 보고서를 여러번 작성한 경험이 있다면, 그 경험이 많으면 많을수록 시간 효율적으로 논리적 사고와, 가설적 사고를 펼칠 수 있게 되고, 막말로, 상사로부터 업무 지시를 받게 되면 바로 보고서 각이 나오는 분들이 많으 십니다

 

결론: 일하는 방식을 바꾸셔야 합니다

보고서 작성의 절차를 기획, 작성, 보고 3단계로 나눈다면, 잘하는 분들의 업무 비중은 기획 단계에 많이 쏠려있습니다. 그 얘기는 똑같은 보고서라도 보고 업무의 배경과 목적에 부합했느냐에 따라 보고서 성패가 달라진다는 뜻입니다

 

일하는 방법을 바꾸기는 쉽지가 않습니다. 논리적 사고이니, 가설적 사고이니, 보고의 배경과 목적을 이해하라느니 이런말 글로 보고, 유튜브로 봐도 솔직히 잘 이해가 안되니까요, 그래서 작게나마 실천하고, 습관을 들여서, 몸이 기억하게 만들어야 합니다