PPT 보고서 꿀팁 - 초보들이 잘 모르는 기능

PPT로 보고서 작성 시 시간을 줄여줄 수 있는 요인은 여러가지가 있습니다

제일 중요한건 장표의 레이아웃이 머릿속에 바로 떠오르는냐(소위 "와꾸")가 제일 중요한 것 같지만,
두번째는, 특히 초보 입장에서는 PPT가 익숙치 않아서가 되겠습니다

(오늘 소개해드릴 PPT 보고서 스몰 팁)

 

오늘은 "PPT가 익숙치 않다"는 부분을 두가지로 나누고, 그 중 첫번째 위주로 설명 드릴까 합니다

(1) 기능을 몰라서 찾거나, 마우스 드래그 등으로 해결하거나 (또는 이런 기능이 있는지 조차도 모르십니다...)

(2) 단축키가 익숙치 않거나 있는지도 모르는 경우

 

 

초보들이 잘 모르는 기능은 어떤 것이 있는가?

1. 단어 짤림 방지

텍스트박스 + 글머리 기호들은 많이 사용하시는데, 가독성을 개선하기 위해 다들 간과하시는 부분이 단어짤림입니다

아래 그림에서 왼쪽이 단어 짤린 내용, 오른쪽이 단어 짤림 방지한 부분입니다 (빨간 글자 주목)

 

설정 방법은 도형 또는 텍스트 박스를 누르신 후, 위에 메뉴에 있는 "홈" → "단락"의 우측 하단 "더보기"를 클릭 → 한글 입력체계에서 "한글 단어 잘림 허용"을 체크해제 해주시면 됩니다 ^ ^

(저는 개인적으로 보고서의 기본이라고 생각합니다)

 

 

 

2. 단락 앞뒤 간격 조정

가독성을 높이기 위해 보통 문장 사이에 엔터를 치셔서 간격을 만드시는 경우가 있으십니다. 문제는 공백 칸의 글자 크기에 따라 간격이 천차만별인 경우가 있습니다 (보통 공무원분들께서 아래한글로 이런방식을 많이 쓰십니다)

 

문제는 꼼꼼하지 않으면 공백칸의 글자 크기가 뭐였는지, 기억도 잘 안나고, 나중에 양식을 통일 시킬때 꽤나 고생하게 됩니다. 그래서 그냥 문장 간의 간격을 정하고, 그걸 Ctrl C + V하면서 쓰시는 것을 권고드립니다

 

텍스트 박스 또는 문장 선택, 위에 메뉴에 있는 "홈"  → "단락"의 우측 하단 "더보기"를 클릭 → 들여쓰기 및 간격에서 "단락의 앞 또는 뒤" 포인트를 클릭하시면 됩니다 ^ ^

 

 

 

3. 도형/텍스트 박스의 줄 맞추기

여러 도형들을 그리시는데, 하나하나 마우스로 드래그해서 일자로 맞추시지는 않으신가요?

그런 작업들이 정말 많이 들어갈텐데, 여러 도형들을 상단, 하단, 좌측, 우측에 맞게 정렬시키는 기능이 있습니다

 

여러 도형을 동시 선택 후에(그래야 활성화), "서식"에 가셔서 → "맞춤"을 누르시면 → 좌, 우, 상, 하 정렬이 있습니다

 

여기서 팁을 더 드리자면, "맞춤" 버튼을 우클릭 하시면, 아래와 같이 "빠른 실행 도구 모음에 추가(A)"라는 항목이 생깁니다. 이걸 누르면 좌측 상단의 "빠른 실행 도구 모음"에서 편하게 이용하실 수 있습니다

 

그리고 잘 쓰시는 분들은 빠른 실행 도구 + 단축키를 활용하십니다
(단축키를 빠르게 누르면 정렬하는데 1초도 안걸립니다...)

• 여러 도형을 동시에 선택한다
• Alt를 눌러서 "맞춤"버튼의 단축키 숫자를 확인한다 (처음 셋팅한다면 아마도 숫자 3 또는 4)
• 방향키를 눌러서 원하는 방향에 정렬시킨다 (위 정렬는 T, 아래 정렬은 B, 왼쪽 정렬은 L, 오른쪽 정렬은 R)

 

 

 

4. 도형/텍스트 간격 맞추기

3번과 같은 빈도로 발생하는 문제가, 여러 도형 간의 간격을 통일시키는 것입니다. 이 역시도 초보 분들께서는 보통 하나하나 마우스로 드래그해서 맞추십니다(...)

 

이 역시, 여러 도형을 동시 선택 후에(그래야 활성화), "서식"에 가셔서, "맞춤"을 누르시면 "가로 간격 동일하게", "세로 간격 동일하게"라는 버튼을 누르시면 간격이 균일하게 맞춰집니다 (단축키 V, H)

 

"간격 동일하게" 기능도, 같은 방법으로 우클릭 후, 빠른 실행 도구 + 단축키로 활용하실 수 있으십니다

(저는 빠른 실행도구에 "맞춤"만 넣어놓습니다. 사실 "좌/우/상하 정렬", "가로/세로 간격 동일하게 배치" 이 두 기능의 단축키 점유율이 상당히 높거든요 ^ ^;;)

 

 

 

오늘 소개드린 내용들은 제가 실제로 정말 많이 활용하는 기능들입니다. 모쪼록 기능 + 단축키에 익숙해지셔서 보고서 작성 시간 효과적으로 줄이시면 좋겠습니다!!