PPT 보고서 초보 꿀팁 - 간결하게 이해되는 보고서 구조 (두괄식 구조)

"내용은 알겠는데 잘 이해가 안돼, 무슨 얘기야?"

보고서를 쓰다 보면 무엇을 써야할지는 알겠는데, 막상 밤늦게까지 몇일동안 작업한 결과, 냉담한 피드백을 받을 떄가 있습니다. 특히 이해 자체가 잘 안된다고 하면 어떻게 설명하기도 어렵고 막막한 것이 현실입니다

오늘은 PPT 보고서 초보가 쉽게 따라할 수 있는 "쉽게 이해되는 보고서 스토리 꿀팁"을 공유 드리려 합니다

 

 

보고서의 전체 구조도 논리적으로 접근해야 합니다

보고서 잘 쓰는 법이라고 검색해서 나오면 대부분 논리적 구조를 많이들 언급 하십니다. 처음보는 사람 입장에서 결론부터 보여지는게 더 이해하기 쉽고, 그 결론을 MECE하게(놓친 것 없이, 중복된 것 없이) 쉽게 이해되는 Sub-contents로 잘 구조화하여 백업하는 것이 중요하다고 하죠

100% 맞는 말이지만, 저는 그 보다 초보 분들께서 어려움을 느끼시는 보고서 전체 구조스토리에 Focus하려고 합니다

결론부터 말씀 드리면, 보고서 한장 한장의 내용 관점에서 논리적 구조 뿐만 아니라, 보고서 전체가 논리적 구조를 띄어야 합니다. 가장 쉬운 방법은 두괄식으로 결론을 쓰고, 그 결론을 구성하는 여러 Sub-contents로 보고서를 하나 하나 구성하면 정말 쉽게 이해되는 스토리가 자연스럽게 완성이 됩니다

 

 

두괄식 보고서의 구조 = 뚜껑 장표(1장) + Back-up 장표(필요에 따라, 2장 이상)

두괄식 보고서 구조는 크게 두가지로 구성되어 있습니다. 전체 결론과 그 구성 요소(Sub-contents)를 알려주는 뚜껑 장표, 그리고 디테일하게 하나씩 내용을 전개하는 백업 장표가 되겠네요

일례로 앞에 그림으로 설명드린 "중국 핸드폰 사업의 재검토가 필요하다"라는 스토리로 보고서를 구성한다고 하면 최소 4장 정도가 필요합니다

• 1 page (뚜껑 장표): 중국 핸드폰 사업은 시장, 경쟁, 고객 전반의 빠른 변화로 전면적 재검토가 필요한 시점이다
• 2 page (백업 장표 - ① 시장): 중국 시장은 2019년부터 정체기에 접어들어 전체 물량은 수년간 횡보/정체 중이다
• 3 page (백업 장표 - ② 경쟁): 샤오미를 비롯한 중국 브랜드들은 이미 가격 뿐만 아니라 기술 측면에서도 빠르게 선진사를 따라잡고 있다
• 4 page (백업 장표 - ③ 고객): 특히 고객은 가성비 있는 제품을 선호하는 추세로 당사의 경쟁력이 크게 발휘되지 못하는 상황이다

 

 

두괄식 보고서 샘플 (아래 링크 참고)

아래와 같이 동영상 첨부 드립니다 (유튜브에서 찾으실 수 있는 BCG 세미나 자료 강연입니다)

https://www.youtube.com/watch?v=sGpMv7r98b8

 

특히, 아래와 같은 시간대 참고하셔서 살펴 보시면 도움이 될 것 같습니다

• (13:45) 뚜껑 장표: CBE 및 글로벌 원 플랫폼 3대 성장 동인 (글로벌 GenZ 특성, 혁신적 플랫폼, 물류 서비스 업그레이드)
• (14.15) 백업 장표: 성장 동인 ① - 글로벌 Gen Z 고객 특성
• (21:29) 백업 장표: 성장 동인 ② - 혁신적 플랫폼 모델
• (23:45) 백업 장표: 성장 동인 ③ - 물류 서비스 업그레이드

 

주목하실 부분은 첫장이 되는 뚜껑 장에서부터 3대 동인을 언급하고, 쉽게 이해되도록 하나씩 설명하는 방식을 채택했습니다. 특히 해당 장표는  철저히 3가지 동인을 소개하는 뚜껑 장표입니다. 불필요한 내용은 모두 삭제하고 3가지 동인에만 선택과 집중 했습니다

뚜껑장표

 

그리고 두번째로 주목할 부분은 백업 장표 오른쪽 상단에 뚜껑장표에서 언급했던 3대 성장 동인을 알아볼 수 있도록 목차를 표기했다는 것입니다

 

 

결국 쉽게 이해되는 것이 무엇보다 중요합니다

초보 분들이 가장 간과하는 것이 보고서의 간결성인 것 같습니다. 내가 하고 싶은 말이 있어서, 또는 내가 찾은 것들이 많아서 보는 사람 입장에서 쉽게 풀어주는 것이 아닌, 내가 해야할 말을 압축해서 풀어버리는 느낌이랄까요? ^ ^;;

사실 내용을 간결하게 쓴다는 것도 정말 어렵고 숙련된 노하우가 필요한 일이지만, 앞서 언급드린 구조만 잘 지켜도 내용은 어려울지 몰라도 처음 보는 사람이 보고서의 전반적이 구조를 쉽게 이해하면서, 좋은 보고서로 받아들여지는 것 같습니다